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En los últimos años, hemos visto una verdadera abundancia de diversos tipos de herramientas de comunicación y colaboración que se crearon para mejorar las tareas cotidianas. En la mayoría de los casos, se trata de soluciones en la nube: rápidas, confiables y disponibles no solo desde una computadora, sino también desde dispositivos móviles. Son muy diversos y, por lo tanto, todos tienen la oportunidad de encontrar algo para ellos, tanto los autónomos como los equipos de varias personas y las corporaciones que emplean a miles de empleados. Basándonos en el conocimiento que hemos adquirido a lo largo de los años de nuestros clientes utilizando este tipo de soluciones, presentamos 5 ejemplos de cómo las nuevas tecnologías aumentan la productividad en el trabajo:
1. Reemplazo de correos electrónicos por mensajería instantánea
Aunque parezca difícil de creer, muchas empresas todavía utilizan el teléfono y el correo electrónico para la comunicación interna. Como puede adivinar fácilmente, escribir correos electrónicos en la comunicación diaria y habitual entre empleados no sólo requiere mucho tiempo y es poco práctico, sino que también ocupa espacio en el buzón. También resulta inconveniente durante el trabajo en grupo en proyectos, que hoy en día suele realizarse entre empresas ubicadas en diferentes países.
2. Trabaja desde cualquier lugar y cualquier dispositivo
La mayoría de nuestros clientes dirigen sus negocios en varios lugares de Polonia y de todo el mundo. Los viajes de negocios constantes no sólo consumen tiempo y presupuesto, sino que también pueden reducir significativamente la productividad. Las nuevas tecnologías solucionan este problema permitiendo a los usuarios trabajar desde cualquier lugar (incluso sin acceso a Internet) y desde un dispositivo móvil capaz de instalar una determinada aplicación. Además, estas soluciones están adaptadas para su uso en dispositivos con pantallas pequeñas, lo que hace que el trabajo sea fácil y cómodo.
3. Compartir en lugar de enviar y editar archivos online
Supongo que cada uno de nosotros ha tenido la oportunidad de trabajar en un archivo (documento/presentación/hoja) en un grupo más grande de personas. Cuando cada uno de ellos introducía sus correcciones o comentarios, cada vez era necesario descargar el archivo al ordenador, actualizarlo, cambiarle el nombre y reenviarlo por correo electrónico al grupo de destinatarios. Este proceso, además de llevar mucho tiempo, a menudo provocaba que varias versiones del documento permanecieran en el ordenador. Además, después de desarrollar la versión final, a veces era difícil encontrarlo entre otros. Las soluciones innovadoras de comunicación y colaboración como G Suite u Office 365 eliminan este problema. Permiten compartir archivos, almacenarlos en la nube y editarlos por varias personas a la vez en tiempo real. Gracias a esto, el trabajo se vuelve más rápido, más sencillo y los discos del ordenador están mucho más organizados.
4. Las redes sociales como solución ideal para la comunicación de proyectos y más
Una red social, como comúnmente se entiende, es un lugar para que cualquiera pueda comunicarse libremente con cualquier persona. Te permite publicar, entre otros: fotos, vídeos, publicaciones o envío de mensajes. Aprovechando la popularidad de las plataformas de redes sociales, comenzaron a aparecer en el mercado soluciones similares destinadas estrictamente a la comunicación corporativa. Satisfacen perfectamente las necesidades del trabajo en equipo o por proyectos; permiten la creación de grupos temáticos, el intercambio de archivos y la comunicación mediante mensajería instantánea. Todo esto puede tener lugar dentro de los límites cerrados de una empresa, eliminando así el riesgo de fuga o pérdida de datos valiosos.
5. Comunicación por vídeo en lugar de largas horas de viaje
Las soluciones mencionadas por nuestros clientes como las que más mejoran la productividad en sus empresas son las herramientas de videocomunicación. Permiten realizar videollamadas, videoconferencias, capacitaciones, talleres e incluso reuniones de negocios sin necesidad de desplazarse. Este hecho se traduce directamente en ahorro de presupuesto y aumento de productividad al eliminar la necesidad de pasar largas horas viajando. Gracias a soluciones como Hangouts Meet, Skype for Business o Workplace, la distancia entre los participantes de una reunión pasa a ser menos importante.
Los puntos mencionados anteriormente son en realidad sólo ejemplos de cómo las nuevas tecnologías aumentan la productividad en el trabajo. Cada empresa encuentra sus propias aplicaciones de funcionalidades individuales, utilizándolas de acuerdo con sus propias necesidades comerciales. ¿Quieres aprender cómo las nuevas tecnologías pueden mejorar el trabajo en tu empresa? ¡Contáctanos, estaremos encantados de responder a tus preguntas!